Travailler avec une agence événementielle (virtuelle) – quand, pourquoi, comment

Disons-le d’abord : oui, nous sommes une agence qui travaille sur des événements (entre autres). Non, nous ne pensons pas que vous devriez toujours travailler avec une agence événementielle car c’est de l’argent pour nous/eux. Oui, nous avons refusé des clients alors que nous pensions que nous ne pouvions pas fournir suffisamment de valeur ajoutée.

Je suis spécialiste du marketing événementiel depuis 10 ans, dont 4 passés côté client, donc je comprends les deux côtés. J’aurais aimé avoir de l’aide pour ce que nous faisions parfois, alors que d’autres fois, nous n’avions besoin d’aucun apport extérieur. Et oh, ces communications froides ennuyeuses sur LinkedIn doivent vraiment cesser, en particulier celles qui sont si mal ciblées – “Merci d’avoir accepté notre invitation, nous pouvons vous aider avec…”. Non , supprimez la connexion.

Bon, maintenant que nous savons comment nous en sommes, jetons un coup d’œil aux choses sérieuses : quand, pourquoi et comment travailler avec une agence événementielle pour s’assurer d’obtenir les meilleurs résultats.

Les événements comme canal de marketing pour votre entreprise

Tout d’abord, disons que vous envisagez toujours d’organiser un événement, que ce soit une bonne idée. Bizzabo a constaté que presque tout le monde (91 %) des spécialistes du marketing pensent que les événements en personne ont un impact significatif sur l’obtention de résultats commerciaux . Cependant, les événements en personne sont encore difficiles à organiser dans de nombreux domaines. L’ enquête de référence sur l’état de la génération de la demande du rapport 2020 Demand Gen Report a révélé que seulement 19% des personnes interrogées augmentent leurs budgets pour donner la priorité au marketing événementiel. La plupart des budgets sont orientés vers l’ABM, le marketing de contenu et la personnalisation.

Cependant, Bizzabo a constaté que 93% des spécialistes du marketing événementiel cherchaient à investir dans des événements virtuels à l’avenir. En conclusion, qu’ils soient en face-à-face ou virtuels, les événements sont un excellent outil de génération de leads, d’entretien et de clôture qui devrait être à votre portée.

S’il semble que l’organisation de votre propre événement soit une bonne idée, ne vous lancez pas tout de suite dans le vif du sujet. Vous voudrez toujours examiner comment cela s’intègre dans votre stratégie marketing globale et votre budget. Voici un article que nous avons écrit sur les premières étapes à suivre pour organiser un événement .

Une agence événementielle peut couvrir tout ce dont vous avez besoin : idées d’événements, planification, logistique, marketing, production, ventes. Ce qu’ils feront pour vous et quand vous choisirez de travailler avec eux différera en fonction de l’étape dans laquelle se trouve votre entreprise, nous avons donc examiné cela en fonction de vos besoins et de votre expérience dans l’organisation d’événements.

Aucune expérience – organiser un événement pour la première fois

Que votre entreprise propose des produits ou des services, vous avez très probablement un membre ou une équipe marketing dédiée. Ils veilleront à ce que votre offre soit connue de votre public cible grâce à une combinaison de canaux de marketing. Les événements, cependant, ont tendance à être une bête différente.

Bien qu’ils soient un outil de marketing, les événements nécessitent l’implication de plusieurs fonctions, telles que la logistique, la production (s’il y a un agenda), la gestion de projet, les ventes (s’il y a une exposition ou des packages de sponsoring impliqués). Celles-ci sortent du cadre de la fonction marketing, mais vous constaterez peut-être que les compétences (ou complémentaires) sont présentes dans d’autres fonctions de votre entreprise.

Utiliser une entreprise événementielle ? Oui.

Si votre équipe n’a jamais organisé d’événement auparavant, elle n’aura pas le savoir-faire nécessaire. La logistique d’une entreprise est différente de la logistique d’un événement, où vous devez prendre en compte le flux de visiteurs, le processus d’inscription, les réservations de salles et autres . Ceci est similaire pour le marketing, il y aura d’autres tactiques utilisées pour le marketing événementiel par rapport au marketing et aux ventes de produits ou de services.

Une entreprise événementielle peut également vous aider avec des idées pour la structure de l’événement, en fonction de vos objectifs, elle entretient une relation continue avec les prestataires de services événementiels (et peut même obtenir des remises sur volume auxquelles vous ne pouvez pas accéder, puisque vous commencez tout juste à travailler avec eux ) et peuvent gagner du temps en apprenant de nouvelles compétences et de nouveaux flux, qu’ils possèdent déjà.

Lorsque?

Faites-les participer aux étapes de planification. Présentez les objectifs que vous cherchez à atteindre avec votre événement et obtenez leur avis sur les KPI que vous devriez rechercher.

Discutez des options budgétaires et comparez-les au retour sur investissement que vous estimez à partir des prospects et des ventes générés par l’événement. Ceci est une étape très importante. Si vous organisez un événement pour la première fois, votre savoir-faire en matière de budget et de retour sur investissement attendu peut ne pas être parfait. Discutez avec l’agence et incluez leur contribution dans votre mémoire final.

Incluez un plan de suivi post-événement, pour aider à l’intégrer dans votre stratégie globale.

Comment?

Tout d’abord, désignez un chef de projet de votre équipe qui sera le point de contact pour l’agence. Passez en revue les événements des concurrents pour comprendre quel type de métriques ils ont – combien de participants ? Quels types de sponsors ont-ils, le cas échéant ? Combien d’exposants ? Quel type d’enceintes ? Faites une liste des idées que vous jugez intéressantes et discutez-en avec votre agence. Travaillez ensemble à la création d’un brief, d’un ensemble d’indicateurs de performance clés et d’un suivi de campagne que vous suivrez tous les deux.

Ensuite, établissez la fréquence à laquelle vous aurez des rapports de rattrapage et de performance. Comprendre la structure de l’équipe qui gérera votre événement et revoir son calendrier d’activités. Décidez d’un flux de travail qui donne à votre équipe et à leur équipe une perspective constante sur les résultats que vous allez obtenir.

Clarifiez les boucles de rétroaction – qui fournit les commentaires, qui prend les décisions finales dans les différents domaines (logistique, conférenciers, agenda, marketing), combien de temps cela devrait prendre pour les offrir. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d’un jour pour examiner la conception d’une bannière déroulante, mais il vous faudra 5 jours pour examiner et décider des options de lieu.

Expérience limitée dans l’organisation d’événements

Si votre équipe a déjà planifié et organisé des événements auparavant, vous avez les capacités internes pour le faire. Il y a 2 questions auxquelles il faut répondre avant de décider de travailler avec une agence : votre équipe a-t-elle bien fonctionné et a-t-elle le temps de le faire à nouveau ?

En outre, vous voudrez peut-être considérer si votre événement est différent. Si votre équipe organise de petits webinaires et que vous planifiez maintenant une conférence, vous voudrez peut-être revenir à la section précédente, car il se peut que votre équipe ait besoin d’être complétée par une sortie externe.

Consultez le document interne post-événement pour obtenir des informations sur l’événement précédent que vous pouvez inclure dans la campagne du suivant.

Utiliser une agence événementielle ? Ça dépend.

Si vous êtes satisfait des résultats ou si vous pensez savoir ce qui peut être fait pour améliorer les résultats et que vous êtes sur la bonne voie, vous n’avez probablement pas besoin de travailler avec une agence événementielle. Si votre événement n’a pas bien fonctionné et que vous n’êtes pas sûr de ce qui s’est passé, vous pouvez revoir le travail avec un consultant pour la stratégie, qui peut ensuite être mise en œuvre par votre équipe.

Un consultant peut également être une agence événementielle qui examine la campagne et les résultats de l’événement précédent et propose une nouvelle structure, un nouveau positionnement, un lieu, un calendrier, une stratégie marketing, un suivi après l’événement, etc., ce qui vous garantira de meilleurs résultats. cette fois.

Alternativement, si vous identifiez un domaine où votre événement précédent aurait pu mieux faire – comme un système d’inscription peu performant, pas les conférenciers les plus intéressants, pas assez de packages de parrainage vendus, vous pouvez obtenir l’aide d’une agence spécifiquement sur les domaines dont vous avez besoin .

Votre équipe dispose-t-elle de suffisamment de temps et de bande passante pour organiser un autre événement ? En fonction du nombre d’événements que vous organisez ou de toute autre responsabilité que votre équipe d’événement peut avoir, il se peut que votre équipe ait trop à faire.

Utiliser une agence événementielle ? Oui.

Que vous choisissiez une agence événementielle ou des indépendants pour vous aider dans des domaines spécifiques de votre planning, vous devez essayer de compléter vos capacités internes. Vous pouvez travailler avec une agence événementielle générale ou en rechercher des agences spécifiques – comme des agences qui s’occupent de la location de salles, des agences qui s’occupent de la logistique, du recrutement de conférenciers, de la génération de prospects pour votre équipe de vente ou du marketing.

Lorsque?

Idéalement, impliquez l’agence une fois que vous commencez à planifier un événement. Vous pouvez également vous rendre compte tout au long de la campagne que vous n’avez pas de bonne solution pour un domaine et impliquez une agence à ce stade, mais gardez à l’esprit que des délais plus courts réduisent l’impact qu’ils peuvent avoir. Par exemple, développer un nouveau système d’inscription une fois que la moitié des participants sont déjà inscrits peut être délicat voire impossible. Changer la façon dont ils s’enregistrent sur le site peut toujours être une option.

Comment?

Informer l’agence de toutes les informations dont vous disposez, y compris les résultats d’événements similaires précédents. Assurez-vous qu’ils comprennent vos flux de travail, vos préférences et vos limites, afin qu’ils puissent facilement s’y intégrer. Par exemple, si vous ne recrutez que des conférenciers côté client, si vous souhaitez avoir des options de restauration d’origine locale parce que vous souhaitez soutenir l’environnement commercial local ou si vous n’envoyez des newsletters qu’une fois par mois, votre agence doit le savoir.

Désignez un chef de projet qui sera le point de contact pour l’agence, mais présentez l’ensemble de votre équipe événementielle et ses responsabilités individuelles. Expliquez clairement les délais sur lesquels vous travaillez, convenez des responsabilités (comme qui décide du lieu, des options de restauration, de la technologie événementielle, des dépenses du budget marketing), quand et à quelle fréquence vous donnez des commentaires.